10 cách quản lý thời gian hiệu quả

Những phương pháp sau đây sẽ giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả hơn.

1. Lên một kế hoạch cụ thể và chi tiết là cách quản lý thời gian hiệu quả

Những kế hoạch đó là cho những mục tiêu ngắn hạn và dài hạn.

Bạn hãy mua một quyển sổ nhỏ và ghi vào đó tất cả những gì bạn muốn đạt được trong một hoặc hai năm tới rồi sau đó chia nhỏ chúng theo thứ tự ưu tiên, mục tiêu nào sẽ thực hiện trước, mục tiêu nào sẽ thực hiện sau, cái nào là dài hạn cái nào là ngắn hạn. Đó chính là hành động giúp bạn vạch ra được con đường cho chính mình mà không phải mất quá nhiều thời gian để suy nghĩ hay lựa chọn quyết định về nó. Không những thế, khi mà bạn đã có được mục tiêu và hướng đi chính xác cho mình rồi, bạn sẽ có ý chí và quyết tâm hơn rất nhiều, tận dụng mọi thời gian có được để thực hiện mục tiêu mình đề ta.

Các mục tiêu cần phải SMART :

S – Specific : Cụ thể

M – Measurable : Đo lường được

A – Attainable/ Ability : Khả thi, có thể làm được

R – Relevant/ Reality : Thực tế

T : Time-based/Timebound : Có thời gian cụ thể

2. Chú ý tới khung giờ vàng làm việc hiệu quả

Mỗi người đều có một nhịp sinh học cơ thể riêng đồng nghĩa với nó là mỗi người sẽ có một khung giờ vàng để làm việc hiệu quả nhất và tập trung nhất. Có người làm việc hiệu quả nhất và buổi sáng sớm, có người lại vào buổi chiều hoặc vào một khoảng thời gian khác. Khi đã xác định được khung giờ vàng của chính mình, bạn hãy đưa những công việc quan trọng cần phải xử lý vào thời điểm ấy. Những khoảng thời gian còn lại hãy làm công việc mang tính chất thường nhật, kém hấp dẫn hơn.

Là một môi giới bất động sản, công việc quan trọng nhất của bạn đó là Tìm kiếm khách hàng tiềm năng. Vì vậy, Blocking Time ba giờ mỗi ngày cho việc đó rất quan trọng, bạn được khuyến khích làm theo thời gian biểu dưới đây:

(06:00 – 08:00) – Thức dậy, tập thể dục

(08:00 – 09:00) – Tập kịch bản & sắp xếp cơ sở dữ liệu

(09:00 – 12:00) – Tìm kiếm khách hàng tìm năng

(12:00 – 13:00) – Nghỉ trưa

(13:00 – 15:00) – Tham dự họp, xử lý hợp đồng, giấy tờ,…

(15:00 – 16:00) – Nhập dữ liệu lên giỏ hàng

(16:00 – 17:00) – Trả lời email, các cuộc gọi khách hàng

(17:00 – 19:00) – Tìm hiểu dự án, tham quan bất động sản

(19:00 – 21:00) – Thời gian dành cho gia đình

(21:00 trở đi) – Xem trước, chuẩn bị thời gian biểu hôm sau

3. Hãy rèn luyện tính kỷ luật và sự tập trung

Sau khi có mục tiêu, có khung thời gian cố định. Việc còn lại là bạn phải luôn nghiêm khắc với chính bản thân mình.

• Xác định công việc đó ảnh hưởng như thế nào đến bạn.
• Khi bạn không làm được điều đó thì bạn sẽ có môt kết quả thật tệ.
• Hôm nay bạn không làm được điều đó thì bạn sẽ phải làm vào hôm sau và nó sẽ chiếm mất thời gian biểu của bạn vào hôm sau, cứ như thế dần dần bạn sẽ không còn đạt được mục tiêu mà bạn đã đề ra lúc bạn đầu.
• Hãy đặt báo thức trong 50 phút, trong khoảng thời gian đó mọi email, điện thoại, trang mạng xã hội phải tắt bỏ để tập trung hoàn toàn vào công việc.

4. Bắt đầu công việc ngay khi có thể và không bao giờ trì hoãn

Ngay khi xác định được mục tiêu và kế hoạch của chính bản thân mình, biện pháp tiết kiệm thời gian hiệu quả hơn cả đó là thực hiện ngay những công việc đầu tiên, giải quyết những vấn đề bạn lo lắng và bạn cho đó là quan trọng nhất.

Hầu hết những người thất bại là những người người chỉ nhìn vào danh sách công việc mà không thực hiện công việc nào cả. Họ luôn muốn một khởi đầu tốt đẹp vào một ngày đẹp trời nào đó và vô tình đã để thời gian lãng phí.

5. Xác định mục tiêu cần đạt được tương ứng với thời điểm yêu cầu hoàn thành

Sau đó hãy ra sức cố gắng, quyết tâm, tập trung làm việc hiệu quả để đạt được điều đó.

Thư giãn môt chút xíu rồi sau đó lại tiếp tục hoàn thành những công việc khác. Cứ như thế bạn dần dần sẽ tạo được thói quen cho chính mình biết quản lý thời gian hiêu quả hơn để làm việc.

6. Sắp xếp không gian sống, nơi làm việc một cách gọn gàng, ngăn nắp và khoa học

Ngoài ra bạn cũng nên sắp xếp hợp lý các file làm việc, thư mục trong máy tính để khi bạn muốn tìm bất cứ một tài liệu nào thì ngay lập tức có thể thấy nó. Điều này tuy rất nhỏ nhưng nó sẽ giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian đấy.

Bởi thay vì bạn phải lục tung mọi thứ để tìm một tờ giấy nào đó thì bạn chỉ cần đọc danh sách tài liệu là biết ngay nó đang ở đâu. Sự ngăn nắp, gọn gàng của không gian sống cũng đóng vai trò quan tọng trọng giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả. Sắp xếp đồ đạc trong nhà một cách ngăn nắp, thuân tiện nhất, luôn để chúng ở một vị trí cố định và sau khi sử dụng thì để chúng lại ở một vị trí quy định. Thói quen này sẽ giúp bạn không mất quả nhiều thời gian vào việc tìm kiếm đồ đạc hay tổng vệ sinh đống lộn xộn trong phòng.

7. Không làm việc theo cảm hứng

Đa phần những người quản lý thời gian không hiệu quả là những người làm việc theo cảm hứng. họ không làm việc theo một nguyên tắc nhất định nào cả. Họ làm bất cứ công việc nào mà họ muốn và kết thúc nó khi họ muốn nghỉ ngơi, thư giãn hay khi họ không còn cảm hứng nữa. sống và làm việc theo cảm hứng sẽ khiến bạn mất thời gian hơn rất nhiều vì cách làm việc thiếu khoa học và không chuyên nghiệp. Trong khi những người biết quản lý thời gian, họ sẽ làm ngược lại những điều như thế.

8. Tự thưởng cho bản thân khi đạt một kết quả tốt

Sau khi đạt được những thành quả nhất định bạn cũng nên tự thưởng cho bản thân mình những giây phút thư giãn hoặc đi mua đồ mình yêu thích.

Hãy tự biết cách khiến cho bản thân mình tốt lên.

9. Biết cách nhắc nhở bản thân mình

Một cuốn sổ ghi lịch làm việc, một tập giấy nhớ, một chiếc điện thoại có phần mềm nhắc nhở à những thứ rất cần thiết đối với mỗi người biết quản lý thời gian. Đánh dấu những công việc ưu tiên, những ngày quan trọng để không bỏ sót công việc.

10. Học cách từ chối khi cần thiết

Với các trang mạng xã hội, tin tức online, email, tin nhắn,..v..v.. hãy chỉ dành những khoảng thời gian nhất định để kiểm tra. Tốt nhất là hãy thực hiện điều đó khoảng hai lần mỗi ngày là vào sáng và tối.

THÔNG TIN LIÊN HỆ
CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN HVG HOLDINGS MIỀN NAM

• Trụ sở: Lầu 3, tòa nhà N7 (Tổng công ty Thái Sơn – BQP), Số 3, đường 3/2, phường Vườn Lài, TP.HCM
• Điện thoại: 0382986379
• Email: info.hvgmiennam@gmail.com
• Facebook: Tập đoàn HVG Holdings Miền Nam
• Website: www.tapdoanhvg.com.vn